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ISO45001职业健康体系文件控制程序编制范例

时间:2021/1/27 22:32:29 点击次数:57

ISO45001职业健康体系文件控制程序编制范例

1目的

对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制,确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本,防止作废文件的非预期使用。

2 适用范围

本程序适用于本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件,包括外来文件的控制。

3 职责

3.1 综合管理部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。

3.2 工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以及负责本部门范围内的文件编制和控制。总工程师负责工程施工组织设计的审批。

3.3 其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。

4工作程序

4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括:

a. QEO管理手册—一级文件;

b. 程序文件—二级文件

c. 作业文件—三级文件(如作业指导书、操作规程、验收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等);

d. 记录(如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等)

4.2 文件的编号

4.2.1 文件的编号按文件层次递进,易于查阅和检索

文件编号由综合管理部统一规定,具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。

4.2.2 文件的版本号和修改状态号

版本号以A、B……数字表示。

修改状态号以0、1、2、3、4……表示

当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号,以便于识别文件的现行状态,并确保在使用处可获得相应有效版本。

4.3 文件的批准、评审与更新

a.《管理手册》由管理者代表审核,总经理批准;

b. 程序文件由管理者代表负责审核,总经理批准;

c. 作业文件由各部门负责人审核,主管领导审批;

d. 技术性文件由工程管理部负责人审核,总工程师批准;

e. 外来文件由管理者代表审批其适用性;

f. 必要时对文件评审与更新时,需再次批准。

综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全面评审,因评审或其他原因对文件的修改发布前应再次批准。

4.4  文件的更改和作废

必要时对文件进行更改。要填写“文件更改/修订审批表”,并保留更改内容的记录。

4.4.1 管理手册和程序文件由综合管理部负责实施更改,管理者代表审核,总经理批准。

4.4.2作业文件的更改由各相应部门负责人批准后,再由各部门指定人员进行更改。

4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应部门收回,进行统一管理,以确保有效文件的唯一性。

4.4.4 文件更改后,与更改文件相关的其他文件应同时进行更改,以保证文件的统一性和协调性。

4.4.5 文件的更改分为换页、插页和章节更改。

4.4.6文件经多次更改,或文件需要大幅度更改时,做相应修改,若由其他部门进行修改时,该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。

4.4.7文件更改应在“文件更改/修订审批表”上记录文件修改内容,修改日期和更改原因、更改生效时间,同时做现行修订状态标识。

4.4.8 作废文件由综合管理部按“文件发放/回收登记表”中原登记发放范围收回原版并记录,并在作废文件上加盖“作废”印章,填写“文件销毁/留用登记表”,经主管领导批准后,统一销毁。需做资料保存的作废文件,加盖“作废保留”印章后方可保存。

4.4.9 作废文件要及时从发放和使用场所收回,确保文件现行有效。

4.5 文件的发放和领用

4.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章,经批准后,综合管理部按规定发放范围发放,确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。

4.5.2 文件领用者在“文件发放/回收登记表”签字后,领取标有分发号的受控文件,并填写“文件收发登记表”。分发号由年代号和顺序号组成。

4.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时,应向综合管理部申请办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的分发号仍沿用原文件的分发号,综合管理部将破损文件收回时,必须填写“文件销毁/留用登记表”。

4.5.4 当文件持有者的文件丢失后,应向综合管理部办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明,综合管理部在补发文件时,应编排新的分发号,将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号,并通知各有关部门,补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。

4.6 外来文件的控制

a. 对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文件适用性审批表”;

b. 经审批适用的外来文件,由综合管理部确定分发数量,综合管理部负责分发并填写“文件发放/回收登记表”;

c. 对失效、过期的外来文件,综合管理部要及时收回,按作废文件处理。

4. 7 文件的管理

4.7.1 综合管理部是公司体系文件管理的主管部门,负责手册、程序文件的编制、更改控制,综合管理部负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。

对于受控文件应定期公布受控文件清单,以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档(包括软盘、光盘、录像带、录音带等)。

4.7.2 文件的借阅和复制

特殊情况需要查阅文件时,到综合管理部查阅,不得带走,不得擅自复印。需要增发时,由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。

5 相关文件

5.1《记录控制程序》

6 记录

6.1 文件发放/回收登记表

6.2 文件收发登记表

6.3 文件更改/修订审批表

6.4 文件销毁登记表

6.5 文件借阅登记表

6.6 受控文件清单

6.7 外来文件适用性审批表

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